Modèle IA
Modèles de politique IA pour cabinet d’avocat
Cette page reprend les modèles fournis par le cabinet : politique interne complète, information externe et charte courte d’équipe. Ils doivent être adaptés avant diffusion.
Politique interne d’usage des outils d’intelligence artificielle
Politique interne d’usage des outils d’intelligence artificielle
Cabinet [Nom du cabinet]
Version : [V1]
Date d’entrée en vigueur : [date]
Référent IA / conformité : [nom / fonction]
Prochaine revue : [date]
1. Objet
La présente politique a pour objet d’encadrer l’usage des outils d’intelligence artificielle au sein du cabinet afin de préserver :
- le secret professionnel ;
- la confidentialité des informations et des dossiers ;
- la qualité juridique des travaux produits ;
- la sécurité des systèmes et des données ;
- la continuité d’activité du cabinet ;
- la maîtrise des risques opérationnels, déontologiques, contractuels et réputationnels.
Cette politique fixe les règles minimales applicables à toute utilisation d’un outil d’IA dans le cadre de l’activité du cabinet, qu’il s’agisse de recherche, rédaction, synthèse, classement, analyse documentaire, traitement de données, automatisation de tâches ou assistance opérationnelle.
2. Périmètre d’application
La présente politique s’applique à :
- les associés ;
- les avocats ;
- les avocats salariés ;
- les collaborateurs libéraux ;
- les juristes ;
- les stagiaires ;
- les assistants et personnels administratifs ;
- les prestataires, sous-traitants et consultants ;
- plus généralement, toute personne ayant accès aux dossiers, données, documents, outils ou systèmes du cabinet.
Elle s’applique à tout usage d’un outil d’IA :
- sur un poste, terminal, compte ou environnement du cabinet ;
- dans le cadre d’une mission du cabinet ;
- avec des données, documents, informations ou connaissances du cabinet ;
- y compris lorsque l’outil est accessible via un navigateur, une API, un module intégré à un logiciel métier ou un outil bureautique.
Niveau actuel déclaré de maturité interne : consignes informelles.
La présente politique a vocation à formaliser et homogénéiser les pratiques.
3. Principes directeurs
L’usage de l’IA au sein du cabinet repose sur les principes suivants :
- Primauté du secret professionnel et de la confidentialité.
Aucun gain de productivité ne justifie une atteinte au secret, à la confidentialité ou aux intérêts du client.
- Usage autorisé, encadré et traçable.
Seuls les outils expressément validés par le cabinet peuvent être utilisés.
- Minimisation des données.
Les données transmises à une IA doivent être limitées au strict nécessaire au regard de l’objectif poursuivi.
- Validation humaine systématique.
Aucun contenu produit ou assisté par IA ne peut être envoyé, signé, déposé, notifié, publié ou utilisé comme base de décision sans revue humaine appropriée.
- Vérification des sources et de la fiabilité.
Les références, citations, jurisprudences, calculs, résumés et analyses issus d’une IA doivent être vérifiés.
- Sécurité et réversibilité.
Les usages retenus doivent préserver la sécurité du cabinet et éviter une dépendance technique non maîtrisée.
- Proportionnalité.
Le niveau de contrôle, d’anonymisation et de validation doit être adapté à la sensibilité du dossier, à la nature des données et au risque de l’usage envisagé.
4. Définitions
Au sens de la présente politique :
IA : tout système logiciel utilisant des modèles statistiques, génératifs, prédictifs, de classification, de recherche sémantique, d’extraction, de résumé, d’assistance à la rédaction ou d’automatisation intelligente.
Outil autorisé : outil validé par le cabinet et inscrit sur la liste interne des outils autorisés.
Donnée identifiante : toute donnée permettant directement ou indirectement d’identifier une personne physique ou morale, un client, un adversaire, un dossier, une opération ou un événement.
Usage documentaire avancé : tout usage impliquant le versement de documents, bases, historiques, contenus volumineux, corpus de travail, vectorisation, indexation, entraînement, fine-tuning, assistants personnalisés ou workflows persistants.
Document externe ou adverse : tout document reçu d’un client, confrère, partie adverse, juridiction, administration, expert, tiers ou source externe au cabinet.
5. Outils autorisés et outils interdits
5.1 Outils autorisés
Seuls les outils validés par le cabinet peuvent être utilisés.
À la date de la présente politique, les usages autorisés portent en priorité sur une IA juridique professionnelle spécialisée permettant notamment :
la recherche juridique ;
- l’accès aux sources et citations ;
- la consultation de doctrine et jurisprudence ;
- l’assistance à la structuration, à la synthèse et à la rédaction sous contrôle humain.
La liste des outils autorisés est tenue à jour par [le référent IA / la direction / le service informatique / le comité conformité] et comporte, pour chaque outil :
- son nom ;
- son fournisseur ;
- sa version ou offre ;
- les usages autorisés ;
- les catégories de données admises ;
- les éventuelles restrictions ;
- le responsable interne de l’outil ;
- la date de validation.
5.2 Outils interdits ou non validés
Sont interdits sans validation préalable écrite du cabinet :
- les outils d’IA grand public non approuvés ;
- les comptes personnels utilisés pour des besoins professionnels ;
- les extensions navigateur, plugins, agents ou connecteurs non validés ;
- les outils permettant l’entraînement, la réutilisation ou la diffusion non maîtrisée des données du cabinet ;
- tout service dont les conditions de sécurité, de rétention, de sous-traitance ou de localisation ne sont pas suffisamment documentées.
Aucune personne relevant du périmètre de la présente politique ne peut décider seule de l’introduction d’un nouvel outil d’IA pour un usage professionnel impliquant des données du cabinet ou de ses clients.
6. Conditions préalables à la validation d’un outil d’IA
Lorsqu’une IA reçoit des documents ou données identifiantes, le cabinet procède, avant validation ou renouvellement, aux vérifications utiles, notamment sur :
- l’existence d’un accord de traitement des données ou document contractuel équivalent ;
- l’identité des sous-traitants et sous-traitants ultérieurs ;
- le lieu de stockage et de traitement ;
- les modalités de journalisation et de conservation des logs ;
- la durée de conservation des contenus, métadonnées, historiques, fichiers transmis et sorties générées ;
- l’existence ou non d’une rétention par le fournisseur du modèle ;
- l’existence ou non d’un entraînement ou réentraînement à partir des données transmises ;
- les garanties contractuelles sur l’absence d’entraînement sans accord explicite ;
- les mesures de sécurité techniques et organisationnelles ;
- les possibilités d’export, de suppression, d’audit et de réversibilité ;
- les engagements de disponibilité et de continuité ;
- les conditions économiques et limitations d’usage.
En l’absence d’un niveau de sécurité, de maîtrise contractuelle ou de transparence jugé suffisant, l’outil ne doit pas être autorisé pour des données du cabinet.
7. Règles d’usage des données et documents
7.1 Principe de minimisation
Les données transmises à une IA doivent être limitées au strict nécessaire.
Lorsque l’objectif le permet, il convient de privilégier :
- l’anonymisation ;
- la pseudonymisation ;
- les extraits limités ;
- la reformulation factuelle non identifiante ;
- les jeux de test ou exemples fictifs.
Doivent être évités, sauf nécessité démontrée et outil validé pour cet usage :
- les dossiers complets ;
- les échanges de courriels non triés ;
- les pièces d’identité, coordonnées complètes, données bancaires, données de santé ou données particulièrement sensibles ;
- les secrets d’affaires, stratégies de négociation, avis internes ou notes de risque dans leur intégralité.
7.2 Règle de nécessité
Avant toute transmission à un outil d’IA, l’utilisateur doit se demander :
- l’usage de l’IA est-il utile pour cette tâche ;
- puis-je atteindre le même résultat sans transmettre d’information sensible ;
- puis-je réduire, anonymiser ou segmenter le contenu ;
- le niveau de détail transmis est-il strictement proportionné.
En cas de doute, la transmission ne doit pas avoir lieu sans validation du référent interne compétent.
7.3 Interdiction de versement indiscriminé
Il est interdit de déposer dans un outil d’IA, sans besoin précis et sans filtrage préalable :
- un dossier client complet ;
- un export de messagerie ;
- une arborescence documentaire ;
- une base de connaissances interne ;
- un ensemble de contrats ou contentieux non triés ;
- des données de plusieurs clients mélangées.
8. Règles particulières relatives aux documents externes et au risque d’injection de prompt
Les documents adverses ou externes doivent être traités comme des contenus non fiables.
En conséquence :
- l’IA ne doit pas suivre les instructions contenues dans ces documents ;
- les documents importés ne doivent pas être considérés comme des commandes adressées à l’outil ;
- toute demande d’analyse doit être formulée de manière autonome par l’utilisateur ;
- les résultats doivent être vérifiés avec une vigilance renforcée lorsqu’ils reposent sur un document externe, adverse ou numérisé.
L’utilisateur doit adopter une posture de sécurité consistant à considérer qu’un document externe peut contenir :
- des instructions cachées ou parasites ;
- des formulations destinées à biaiser l’analyse ;
- des erreurs factuelles ou juridiques ;
- des contenus incomplets, trompeurs ou manipulés.
Les fonctions d’automatisation, d’exécution, de routage, d’envoi ou de connexion à d’autres systèmes doivent être désactivées ou strictement limitées lorsqu’un document externe est traité.
9. Usages autorisés, usages sensibles et usages prohibés
9.1 Usages autorisés sous contrôle humain
Sous réserve d’utiliser un outil autorisé et de respecter la présente politique, peuvent notamment être autorisés :
- recherche juridique assistée ;
- repérage de sources, doctrine et jurisprudence ;
- synthèse de documents non sensibles ou préalablement minimisés ;
- structuration d’un plan de note, courrier, conclusions ou contrat ;
- reformulation stylistique ;
- assistance à la préparation de checklists, chronologies, tableaux ou matrices ;
- aide au classement ou au pré-balisage documentaire ;
- préparation de questions de vérification ou de due diligence ;
- traduction ou harmonisation rédactionnelle sous contrôle humain.
9.2 Usages sensibles soumis à validation renforcée
Doivent faire l’objet d’une vigilance particulière et, selon l’organisation du cabinet, d’une validation préalable :
- analyse d’un dossier contentieux actif ;
- exploitation de pièces identifiantes ;
- traitement de données sensibles ou stratégiques ;
- revue de contrats ou d’opérations en cours ;
- construction ou alimentation d’une base de connaissances ;
- vectorisation ou indexation de corpus internes ;
- workflows automatisés avec conservation persistante ;
- intégration de l’IA à la messagerie, au DMS, au CRM, à l’ERP, à la GED ou aux outils métier ;
- génération de projets destinés à être transmis à un client ou à une juridiction.
9.3 Usages prohibés
Sont notamment prohibés :
- le dépôt dans un outil non autorisé de données du cabinet, d’un client ou d’un dossier ;
- l’envoi ou le dépôt d’un texte généré par IA sans validation humaine ;
- la fabrication ou l’invention de citations, décisions, références, calculs ou sources ;
- l’utilisation de l’IA comme substitut au raisonnement juridique attendu du professionnel en charge ;
- la délégation à l’IA d’une prise de décision engageant seule le cabinet ou le client ;
- la réutilisation aveugle de conclusions, clauses, consultations ou calculs produits par IA ;
- l’import de documents adverses avec exécution automatique de leurs instructions ;
- l’utilisation d’un compte personnel pour traiter des dossiers du cabinet ;
- l’alimentation d’un modèle ou service externe avec des données du cabinet sans autorisation expresse.
10. Validation humaine obligatoire
La validation humaine est obligatoire avant tout :
- envoi à un client ;
- envoi à un confrère, expert, prestataire, administration ou juridiction ;
- dépôt, notification ou communication de pièce ;
- signature ;
- publication interne ou externe ;
- usage dans une décision opérationnelle ou stratégique du cabinet.
La personne qui valide assume la responsabilité professionnelle du livrable final.
Cette validation implique, selon le cas :
- relecture intégrale ;
- contrôle de cohérence ;
- vérification des faits ;
- vérification des références ;
- contrôle des calculs ;
- adaptation au dossier et à la stratégie ;
- suppression des erreurs, hallucinations, répétitions ou formulations inappropriées.
Aucun contenu ne doit être considéré comme fiable du seul fait qu’il émane d’un outil d’IA spécialisé.
11. Vérification des sources, citations, jurisprudences et calculs
Les citations, jurisprudences, références, calculs et analyses produits par l’IA doivent être vérifiés sur les sources officielles ou sur les bases utilisées et validées par le cabinet.
À ce titre :
- aucune citation ne doit être reprise sans contrôle ;
- aucune décision ne doit être citée sans vérification de son existence, de sa référence, de sa date, de sa portée et de son contenu utile ;
- aucun calcul ne doit être utilisé sans contrôle des données d’entrée, de la méthode et du résultat ;
- aucune synthèse ne doit être utilisée sans retour aux pièces ou textes utiles.
Lorsque l’outil propose des sources :
- l’utilisateur vérifie que la source est accessible, réelle et pertinente ;
- il contrôle que le passage invoqué correspond effectivement à l’affirmation reprise ;
- il privilégie les sources officielles ou les bases professionnelles du cabinet.
12. Information du client et validation spécifique
Le cabinet informe le client ou recueille son accord/sa validation spécifique lorsque la nature de l’usage de l’IA le justifie, notamment en cas :
- d’usage documentaire avancé ;
- de versement de documents identifiants dans un outil externe ;
- de constitution d’une base de connaissances liée à son dossier ;
- d’usage dépassant la simple assistance bureautique ou de recherche ;
- de sensibilité particulière du dossier, des personnes concernées ou des données traitées.
Selon les cas, cette information ou validation peut être organisée :
- dans la lettre de mission ;
- dans une annexe spécifique ;
- dans une note d’information client ;
- par accord exprès sur un usage déterminé.
Le cabinet se réserve de ne pas utiliser d’outil d’IA sur certains dossiers lorsque la sensibilité, la stratégie, la volonté du client ou le niveau de risque l’imposent.
13. Confidentialité, secret et cloisonnement
Toute utilisation de l’IA doit préserver le cloisonnement des dossiers et le besoin d’en connaître.
Il convient notamment de :
- limiter les accès aux personnes habilitées ;
- éviter les espaces partagés non nécessaires ;
- segmenter les environnements et projets ;
- ne pas mélanger plusieurs dossiers sans nécessité ;
- éviter tout contenu permettant une ré-identification non utile ;
- vérifier les droits d’accès aux historiques, espaces de travail, bases documentaires et exports.
Les prestataires et intervenants externes ne peuvent accéder à des outils, historiques, projets ou corpus alimentés par le cabinet qu’en vertu d’une autorisation formelle et dans la limite de leur mission.
14. Conservation, archivage et suppression
Les historiques, exports, documents vectorisés, index, bases de connaissance et autres contenus persistants issus de l’usage d’une IA doivent être supprimés ou archivés selon une règle définie par le cabinet, compatible avec ses obligations professionnelles, contractuelles et organisationnelles.
Le cabinet définit au minimum :
- les catégories de contenus conservés ;
- les durées de conservation ;
- les conditions d’archivage ;
- les modalités de suppression ;
- les personnes habilitées à décider de la conservation ;
- les règles applicables à la fin d’un dossier, d’une mission, d’un contrat ou d’une relation fournisseur.
Par principe :
- ne doivent être conservés que les éléments utiles, nécessaires et justifiés ;
- les historiques de faible utilité opérationnelle doivent être purgés ;
- les corpus documentaires persistants doivent être recensés ;
- les exports hors environnement du cabinet doivent être strictement maîtrisés.
15. Réversibilité et documentation
Les prompts, historiques utiles, bases documentaires, configurations et workflows critiques doivent pouvoir être exportés, documentés ou reconstitués dans un format exploitable.
Avant de dépendre d’un outil pour un usage structurant, le cabinet vérifie autant que possible :
- la possibilité d’exporter les données utiles ;
- la lisibilité des exports ;
- la récupération des historiques nécessaires ;
- la documentation des réglages et workflows ;
- la possibilité de migrer vers un autre fournisseur ;
- la continuité d’activité en cas d’indisponibilité, de rupture contractuelle ou de changement de modèle.
Aucun usage critique ne doit reposer exclusivement sur un fonctionnement opaque, non exportable ou non documenté.
16. Sécurité opérationnelle et continuité d’activité
Tout outil d’IA utilisé par le cabinet doit être intégré dans une logique de sécurité et de continuité.
Cela implique notamment :
- l’usage de comptes professionnels ;
- l’authentification forte lorsque disponible ;
- la gestion des habilitations ;
- la revue périodique des accès ;
- la désactivation des comptes inutiles ;
- la vigilance sur les connecteurs, plugins, extensions et synchronisations ;
- la capacité à poursuivre l’activité en cas d’indisponibilité de l’outil.
Les utilisateurs ne doivent pas considérer l’IA comme un système d’archivage principal, un référentiel unique ou une mémoire exclusive du cabinet.
17. Gouvernance interne
Le cabinet désigne [un référent IA / un comité IA / un binôme conformité-IT / la direction] chargé notamment de :
- tenir à jour la liste des outils autorisés ;
- instruire les demandes de nouveaux usages ;
- définir les catégories de données admissibles ;
- fixer les règles de conservation et de purge ;
- organiser la sensibilisation et la formation ;
- suivre les incidents et quasi-incidents ;
- préparer la revue périodique de la présente politique.
Chaque responsable de dossier demeure garant du respect de la présente politique dans son périmètre.
18. Formation et sensibilisation
Toute personne soumise à la présente politique doit recevoir une information ou une formation adaptée portant au minimum sur :
- les usages autorisés et interdits ;
- le secret et la confidentialité ;
- la minimisation des données ;
- la vérification des sources ;
- les hallucinations et erreurs de l’IA ;
- le risque d’injection de prompt ;
- les bonnes pratiques de sécurité ;
- les procédures d’escalade en cas de doute ou d’incident.
Aucun usage autonome d’un outil d’IA autorisé ne doit intervenir sans un niveau minimal de sensibilisation préalable.
19. Gestion des incidents et remontée des alertes
Tout incident, doute sérieux ou anomalie doit être signalé sans délai à [référent IA / direction / DSI / conformité], notamment en cas :
- de transmission erronée de données ;
- d’utilisation d’un outil non autorisé ;
- de soupçon de fuite, d’accès indu ou de mauvaise configuration ;
- de réponse manifestement erronée susceptible d’avoir un impact sur un dossier ;
- d’instruction anormale contenue dans un document externe ;
- de conservation non maîtrisée de contenus sensibles.
Le cabinet met en place, selon sa taille, une procédure simple de signalement, d’analyse, de remédiation et de traçabilité des incidents.
20. Contrôle et revue périodique
La présente politique est revue au moins une fois par an ou lors d’un changement majeur :
- d’outil ;
- de fournisseur ;
- de modèle d’IA ;
- d’architecture technique ;
- de nature des dossiers traités ;
- de niveau de risque identifié ;
- d’organisation interne du cabinet.
Des contrôles ponctuels ou périodiques peuvent être réalisés sur :
- les outils effectivement utilisés ;
- les pratiques de versement de données ;
- les historiques et espaces persistants ;
- le respect des règles de validation humaine ;
- la conformité des usages avec la présente politique.
21. Non-respect de la politique
Le non-respect de la présente politique peut entraîner toute mesure appropriée au regard :
- de la gravité du manquement ;
- de la nature des données concernées ;
- du risque créé pour le client, le cabinet ou les tiers ;
- du statut de la personne concernée ;
- des engagements contractuels et règles internes applicables.
Pour les prestataires et intervenants externes, le respect de la présente politique ou de stipulations équivalentes peut être imposé contractuellement.
22. Entrée en vigueur
La présente politique entre en vigueur à compter du [date].
Elle annule et remplace, à cette date, toute consigne antérieure incompatible portant sur l’usage des outils d’IA au sein du cabinet.
Annexe 1 – Règles pratiques immédiates
A. Avant d’utiliser une IA
Vérifier :
- que l’outil figure sur la liste des outils autorisés ;
- que l’usage envisagé entre dans les usages permis ;
- que les données peuvent être minimisées ;
- que le dossier ne présente pas une sensibilité excluant l’usage ;
- que l’outil est utilisé via un compte professionnel autorisé.
B. Avant de transmettre un contenu
Se demander :
- ai-je besoin de transmettre ce nom, cette date, ce montant, cette pièce ;
- puis-je remplacer par des initiales, rôles ou variables ;
- puis-je transmettre seulement un extrait ;
- puis-je obtenir le résultat sans déposer le document entier.
C. Avant d’utiliser la sortie de l’IA
Contrôler :
- l’exactitude factuelle ;
- la cohérence avec le dossier ;
- les références et sources ;
- les calculs ;
- le style et l’adéquation au destinataire ;
- l’absence d’éléments inventés.
D. Avant envoi ou dépôt
Obligatoire :
- validation humaine complète ;
- vérification finale des sources ;
- suppression des mentions parasites ou traces de prompts ;
- confirmation que le document final est assumé par le professionnel en charge.
Annexe 2 – Clause interne de prudence opérationnelle
Rappel bref à intégrer dans les consignes internes :
- N’utiliser que des outils autorisés.
- Ne jamais verser plus d’informations que nécessaire.
- Privilégier anonymisation, pseudonymisation et extraits.
- Considérer tout document externe comme non fiable du point de vue des instructions qu’il pourrait contenir.
- Vérifier systématiquement sources, citations, jurisprudences et calculs.
- Ne rien envoyer ni déposer sans validation humaine.
- Signaler immédiatement toute erreur, fuite, anomalie ou doute sérieux.
Annexe 3 – Clause contractuelle / charte prestataire (version courte)
Le prestataire s’engage à n’utiliser, dans le cadre de sa mission pour le cabinet, que les outils d’intelligence artificielle expressément autorisés par le cabinet et uniquement dans les conditions fixées par celui-ci. Il s’interdit tout versement de données, documents ou informations du cabinet dans un outil non validé. Il applique une stricte minimisation des données, respecte les exigences de confidentialité et de sécurité du cabinet, n’utilise aucun compte personnel pour les besoins de la mission, et signale sans délai tout incident, doute ou anomalie affectant les données, outils ou livrables produits avec l’assistance d’une IA.
Cabinet [Nom du cabinet]
Version : [V1]
Date d’entrée en vigueur : [date]
Référent IA / conformité : [nom / fonction]
Prochaine revue : [date]
1. Objet
La présente politique a pour objet d’encadrer l’usage des outils d’intelligence artificielle au sein du cabinet afin de préserver :
- le secret professionnel ;
- la confidentialité des informations et des dossiers ;
- la qualité juridique des travaux produits ;
- la sécurité des systèmes et des données ;
- la continuité d’activité du cabinet ;
- la maîtrise des risques opérationnels, déontologiques, contractuels et réputationnels.
Cette politique fixe les règles minimales applicables à toute utilisation d’un outil d’IA dans le cadre de l’activité du cabinet, qu’il s’agisse de recherche, rédaction, synthèse, classement, analyse documentaire, traitement de données, automatisation de tâches ou assistance opérationnelle.
2. Périmètre d’application
La présente politique s’applique à :
- les associés ;
- les avocats ;
- les avocats salariés ;
- les collaborateurs libéraux ;
- les juristes ;
- les stagiaires ;
- les assistants et personnels administratifs ;
- les prestataires, sous-traitants et consultants ;
- plus généralement, toute personne ayant accès aux dossiers, données, documents, outils ou systèmes du cabinet.
Elle s’applique à tout usage d’un outil d’IA :
- sur un poste, terminal, compte ou environnement du cabinet ;
- dans le cadre d’une mission du cabinet ;
- avec des données, documents, informations ou connaissances du cabinet ;
- y compris lorsque l’outil est accessible via un navigateur, une API, un module intégré à un logiciel métier ou un outil bureautique.
Niveau actuel déclaré de maturité interne : consignes informelles.
La présente politique a vocation à formaliser et homogénéiser les pratiques.
3. Principes directeurs
L’usage de l’IA au sein du cabinet repose sur les principes suivants :
- Primauté du secret professionnel et de la confidentialité.
Aucun gain de productivité ne justifie une atteinte au secret, à la confidentialité ou aux intérêts du client.
- Usage autorisé, encadré et traçable.
Seuls les outils expressément validés par le cabinet peuvent être utilisés.
- Minimisation des données.
Les données transmises à une IA doivent être limitées au strict nécessaire au regard de l’objectif poursuivi.
- Validation humaine systématique.
Aucun contenu produit ou assisté par IA ne peut être envoyé, signé, déposé, notifié, publié ou utilisé comme base de décision sans revue humaine appropriée.
- Vérification des sources et de la fiabilité.
Les références, citations, jurisprudences, calculs, résumés et analyses issus d’une IA doivent être vérifiés.
- Sécurité et réversibilité.
Les usages retenus doivent préserver la sécurité du cabinet et éviter une dépendance technique non maîtrisée.
- Proportionnalité.
Le niveau de contrôle, d’anonymisation et de validation doit être adapté à la sensibilité du dossier, à la nature des données et au risque de l’usage envisagé.
4. Définitions
Au sens de la présente politique :
IA : tout système logiciel utilisant des modèles statistiques, génératifs, prédictifs, de classification, de recherche sémantique, d’extraction, de résumé, d’assistance à la rédaction ou d’automatisation intelligente.
Outil autorisé : outil validé par le cabinet et inscrit sur la liste interne des outils autorisés.
Donnée identifiante : toute donnée permettant directement ou indirectement d’identifier une personne physique ou morale, un client, un adversaire, un dossier, une opération ou un événement.
Usage documentaire avancé : tout usage impliquant le versement de documents, bases, historiques, contenus volumineux, corpus de travail, vectorisation, indexation, entraînement, fine-tuning, assistants personnalisés ou workflows persistants.
Document externe ou adverse : tout document reçu d’un client, confrère, partie adverse, juridiction, administration, expert, tiers ou source externe au cabinet.
5. Outils autorisés et outils interdits
5.1 Outils autorisés
Seuls les outils validés par le cabinet peuvent être utilisés.
À la date de la présente politique, les usages autorisés portent en priorité sur une IA juridique professionnelle spécialisée permettant notamment :
la recherche juridique ;
- l’accès aux sources et citations ;
- la consultation de doctrine et jurisprudence ;
- l’assistance à la structuration, à la synthèse et à la rédaction sous contrôle humain.
La liste des outils autorisés est tenue à jour par [le référent IA / la direction / le service informatique / le comité conformité] et comporte, pour chaque outil :
- son nom ;
- son fournisseur ;
- sa version ou offre ;
- les usages autorisés ;
- les catégories de données admises ;
- les éventuelles restrictions ;
- le responsable interne de l’outil ;
- la date de validation.
5.2 Outils interdits ou non validés
Sont interdits sans validation préalable écrite du cabinet :
- les outils d’IA grand public non approuvés ;
- les comptes personnels utilisés pour des besoins professionnels ;
- les extensions navigateur, plugins, agents ou connecteurs non validés ;
- les outils permettant l’entraînement, la réutilisation ou la diffusion non maîtrisée des données du cabinet ;
- tout service dont les conditions de sécurité, de rétention, de sous-traitance ou de localisation ne sont pas suffisamment documentées.
Aucune personne relevant du périmètre de la présente politique ne peut décider seule de l’introduction d’un nouvel outil d’IA pour un usage professionnel impliquant des données du cabinet ou de ses clients.
6. Conditions préalables à la validation d’un outil d’IA
Lorsqu’une IA reçoit des documents ou données identifiantes, le cabinet procède, avant validation ou renouvellement, aux vérifications utiles, notamment sur :
- l’existence d’un accord de traitement des données ou document contractuel équivalent ;
- l’identité des sous-traitants et sous-traitants ultérieurs ;
- le lieu de stockage et de traitement ;
- les modalités de journalisation et de conservation des logs ;
- la durée de conservation des contenus, métadonnées, historiques, fichiers transmis et sorties générées ;
- l’existence ou non d’une rétention par le fournisseur du modèle ;
- l’existence ou non d’un entraînement ou réentraînement à partir des données transmises ;
- les garanties contractuelles sur l’absence d’entraînement sans accord explicite ;
- les mesures de sécurité techniques et organisationnelles ;
- les possibilités d’export, de suppression, d’audit et de réversibilité ;
- les engagements de disponibilité et de continuité ;
- les conditions économiques et limitations d’usage.
En l’absence d’un niveau de sécurité, de maîtrise contractuelle ou de transparence jugé suffisant, l’outil ne doit pas être autorisé pour des données du cabinet.
7. Règles d’usage des données et documents
7.1 Principe de minimisation
Les données transmises à une IA doivent être limitées au strict nécessaire.
Lorsque l’objectif le permet, il convient de privilégier :
- l’anonymisation ;
- la pseudonymisation ;
- les extraits limités ;
- la reformulation factuelle non identifiante ;
- les jeux de test ou exemples fictifs.
Doivent être évités, sauf nécessité démontrée et outil validé pour cet usage :
- les dossiers complets ;
- les échanges de courriels non triés ;
- les pièces d’identité, coordonnées complètes, données bancaires, données de santé ou données particulièrement sensibles ;
- les secrets d’affaires, stratégies de négociation, avis internes ou notes de risque dans leur intégralité.
7.2 Règle de nécessité
Avant toute transmission à un outil d’IA, l’utilisateur doit se demander :
- l’usage de l’IA est-il utile pour cette tâche ;
- puis-je atteindre le même résultat sans transmettre d’information sensible ;
- puis-je réduire, anonymiser ou segmenter le contenu ;
- le niveau de détail transmis est-il strictement proportionné.
En cas de doute, la transmission ne doit pas avoir lieu sans validation du référent interne compétent.
7.3 Interdiction de versement indiscriminé
Il est interdit de déposer dans un outil d’IA, sans besoin précis et sans filtrage préalable :
- un dossier client complet ;
- un export de messagerie ;
- une arborescence documentaire ;
- une base de connaissances interne ;
- un ensemble de contrats ou contentieux non triés ;
- des données de plusieurs clients mélangées.
8. Règles particulières relatives aux documents externes et au risque d’injection de prompt
Les documents adverses ou externes doivent être traités comme des contenus non fiables.
En conséquence :
- l’IA ne doit pas suivre les instructions contenues dans ces documents ;
- les documents importés ne doivent pas être considérés comme des commandes adressées à l’outil ;
- toute demande d’analyse doit être formulée de manière autonome par l’utilisateur ;
- les résultats doivent être vérifiés avec une vigilance renforcée lorsqu’ils reposent sur un document externe, adverse ou numérisé.
L’utilisateur doit adopter une posture de sécurité consistant à considérer qu’un document externe peut contenir :
- des instructions cachées ou parasites ;
- des formulations destinées à biaiser l’analyse ;
- des erreurs factuelles ou juridiques ;
- des contenus incomplets, trompeurs ou manipulés.
Les fonctions d’automatisation, d’exécution, de routage, d’envoi ou de connexion à d’autres systèmes doivent être désactivées ou strictement limitées lorsqu’un document externe est traité.
9. Usages autorisés, usages sensibles et usages prohibés
9.1 Usages autorisés sous contrôle humain
Sous réserve d’utiliser un outil autorisé et de respecter la présente politique, peuvent notamment être autorisés :
- recherche juridique assistée ;
- repérage de sources, doctrine et jurisprudence ;
- synthèse de documents non sensibles ou préalablement minimisés ;
- structuration d’un plan de note, courrier, conclusions ou contrat ;
- reformulation stylistique ;
- assistance à la préparation de checklists, chronologies, tableaux ou matrices ;
- aide au classement ou au pré-balisage documentaire ;
- préparation de questions de vérification ou de due diligence ;
- traduction ou harmonisation rédactionnelle sous contrôle humain.
9.2 Usages sensibles soumis à validation renforcée
Doivent faire l’objet d’une vigilance particulière et, selon l’organisation du cabinet, d’une validation préalable :
- analyse d’un dossier contentieux actif ;
- exploitation de pièces identifiantes ;
- traitement de données sensibles ou stratégiques ;
- revue de contrats ou d’opérations en cours ;
- construction ou alimentation d’une base de connaissances ;
- vectorisation ou indexation de corpus internes ;
- workflows automatisés avec conservation persistante ;
- intégration de l’IA à la messagerie, au DMS, au CRM, à l’ERP, à la GED ou aux outils métier ;
- génération de projets destinés à être transmis à un client ou à une juridiction.
9.3 Usages prohibés
Sont notamment prohibés :
- le dépôt dans un outil non autorisé de données du cabinet, d’un client ou d’un dossier ;
- l’envoi ou le dépôt d’un texte généré par IA sans validation humaine ;
- la fabrication ou l’invention de citations, décisions, références, calculs ou sources ;
- l’utilisation de l’IA comme substitut au raisonnement juridique attendu du professionnel en charge ;
- la délégation à l’IA d’une prise de décision engageant seule le cabinet ou le client ;
- la réutilisation aveugle de conclusions, clauses, consultations ou calculs produits par IA ;
- l’import de documents adverses avec exécution automatique de leurs instructions ;
- l’utilisation d’un compte personnel pour traiter des dossiers du cabinet ;
- l’alimentation d’un modèle ou service externe avec des données du cabinet sans autorisation expresse.
10. Validation humaine obligatoire
La validation humaine est obligatoire avant tout :
- envoi à un client ;
- envoi à un confrère, expert, prestataire, administration ou juridiction ;
- dépôt, notification ou communication de pièce ;
- signature ;
- publication interne ou externe ;
- usage dans une décision opérationnelle ou stratégique du cabinet.
La personne qui valide assume la responsabilité professionnelle du livrable final.
Cette validation implique, selon le cas :
- relecture intégrale ;
- contrôle de cohérence ;
- vérification des faits ;
- vérification des références ;
- contrôle des calculs ;
- adaptation au dossier et à la stratégie ;
- suppression des erreurs, hallucinations, répétitions ou formulations inappropriées.
Aucun contenu ne doit être considéré comme fiable du seul fait qu’il émane d’un outil d’IA spécialisé.
11. Vérification des sources, citations, jurisprudences et calculs
Les citations, jurisprudences, références, calculs et analyses produits par l’IA doivent être vérifiés sur les sources officielles ou sur les bases utilisées et validées par le cabinet.
À ce titre :
- aucune citation ne doit être reprise sans contrôle ;
- aucune décision ne doit être citée sans vérification de son existence, de sa référence, de sa date, de sa portée et de son contenu utile ;
- aucun calcul ne doit être utilisé sans contrôle des données d’entrée, de la méthode et du résultat ;
- aucune synthèse ne doit être utilisée sans retour aux pièces ou textes utiles.
Lorsque l’outil propose des sources :
- l’utilisateur vérifie que la source est accessible, réelle et pertinente ;
- il contrôle que le passage invoqué correspond effectivement à l’affirmation reprise ;
- il privilégie les sources officielles ou les bases professionnelles du cabinet.
12. Information du client et validation spécifique
Le cabinet informe le client ou recueille son accord/sa validation spécifique lorsque la nature de l’usage de l’IA le justifie, notamment en cas :
- d’usage documentaire avancé ;
- de versement de documents identifiants dans un outil externe ;
- de constitution d’une base de connaissances liée à son dossier ;
- d’usage dépassant la simple assistance bureautique ou de recherche ;
- de sensibilité particulière du dossier, des personnes concernées ou des données traitées.
Selon les cas, cette information ou validation peut être organisée :
- dans la lettre de mission ;
- dans une annexe spécifique ;
- dans une note d’information client ;
- par accord exprès sur un usage déterminé.
Le cabinet se réserve de ne pas utiliser d’outil d’IA sur certains dossiers lorsque la sensibilité, la stratégie, la volonté du client ou le niveau de risque l’imposent.
13. Confidentialité, secret et cloisonnement
Toute utilisation de l’IA doit préserver le cloisonnement des dossiers et le besoin d’en connaître.
Il convient notamment de :
- limiter les accès aux personnes habilitées ;
- éviter les espaces partagés non nécessaires ;
- segmenter les environnements et projets ;
- ne pas mélanger plusieurs dossiers sans nécessité ;
- éviter tout contenu permettant une ré-identification non utile ;
- vérifier les droits d’accès aux historiques, espaces de travail, bases documentaires et exports.
Les prestataires et intervenants externes ne peuvent accéder à des outils, historiques, projets ou corpus alimentés par le cabinet qu’en vertu d’une autorisation formelle et dans la limite de leur mission.
14. Conservation, archivage et suppression
Les historiques, exports, documents vectorisés, index, bases de connaissance et autres contenus persistants issus de l’usage d’une IA doivent être supprimés ou archivés selon une règle définie par le cabinet, compatible avec ses obligations professionnelles, contractuelles et organisationnelles.
Le cabinet définit au minimum :
- les catégories de contenus conservés ;
- les durées de conservation ;
- les conditions d’archivage ;
- les modalités de suppression ;
- les personnes habilitées à décider de la conservation ;
- les règles applicables à la fin d’un dossier, d’une mission, d’un contrat ou d’une relation fournisseur.
Par principe :
- ne doivent être conservés que les éléments utiles, nécessaires et justifiés ;
- les historiques de faible utilité opérationnelle doivent être purgés ;
- les corpus documentaires persistants doivent être recensés ;
- les exports hors environnement du cabinet doivent être strictement maîtrisés.
15. Réversibilité et documentation
Les prompts, historiques utiles, bases documentaires, configurations et workflows critiques doivent pouvoir être exportés, documentés ou reconstitués dans un format exploitable.
Avant de dépendre d’un outil pour un usage structurant, le cabinet vérifie autant que possible :
- la possibilité d’exporter les données utiles ;
- la lisibilité des exports ;
- la récupération des historiques nécessaires ;
- la documentation des réglages et workflows ;
- la possibilité de migrer vers un autre fournisseur ;
- la continuité d’activité en cas d’indisponibilité, de rupture contractuelle ou de changement de modèle.
Aucun usage critique ne doit reposer exclusivement sur un fonctionnement opaque, non exportable ou non documenté.
16. Sécurité opérationnelle et continuité d’activité
Tout outil d’IA utilisé par le cabinet doit être intégré dans une logique de sécurité et de continuité.
Cela implique notamment :
- l’usage de comptes professionnels ;
- l’authentification forte lorsque disponible ;
- la gestion des habilitations ;
- la revue périodique des accès ;
- la désactivation des comptes inutiles ;
- la vigilance sur les connecteurs, plugins, extensions et synchronisations ;
- la capacité à poursuivre l’activité en cas d’indisponibilité de l’outil.
Les utilisateurs ne doivent pas considérer l’IA comme un système d’archivage principal, un référentiel unique ou une mémoire exclusive du cabinet.
17. Gouvernance interne
Le cabinet désigne [un référent IA / un comité IA / un binôme conformité-IT / la direction] chargé notamment de :
- tenir à jour la liste des outils autorisés ;
- instruire les demandes de nouveaux usages ;
- définir les catégories de données admissibles ;
- fixer les règles de conservation et de purge ;
- organiser la sensibilisation et la formation ;
- suivre les incidents et quasi-incidents ;
- préparer la revue périodique de la présente politique.
Chaque responsable de dossier demeure garant du respect de la présente politique dans son périmètre.
18. Formation et sensibilisation
Toute personne soumise à la présente politique doit recevoir une information ou une formation adaptée portant au minimum sur :
- les usages autorisés et interdits ;
- le secret et la confidentialité ;
- la minimisation des données ;
- la vérification des sources ;
- les hallucinations et erreurs de l’IA ;
- le risque d’injection de prompt ;
- les bonnes pratiques de sécurité ;
- les procédures d’escalade en cas de doute ou d’incident.
Aucun usage autonome d’un outil d’IA autorisé ne doit intervenir sans un niveau minimal de sensibilisation préalable.
19. Gestion des incidents et remontée des alertes
Tout incident, doute sérieux ou anomalie doit être signalé sans délai à [référent IA / direction / DSI / conformité], notamment en cas :
- de transmission erronée de données ;
- d’utilisation d’un outil non autorisé ;
- de soupçon de fuite, d’accès indu ou de mauvaise configuration ;
- de réponse manifestement erronée susceptible d’avoir un impact sur un dossier ;
- d’instruction anormale contenue dans un document externe ;
- de conservation non maîtrisée de contenus sensibles.
Le cabinet met en place, selon sa taille, une procédure simple de signalement, d’analyse, de remédiation et de traçabilité des incidents.
20. Contrôle et revue périodique
La présente politique est revue au moins une fois par an ou lors d’un changement majeur :
- d’outil ;
- de fournisseur ;
- de modèle d’IA ;
- d’architecture technique ;
- de nature des dossiers traités ;
- de niveau de risque identifié ;
- d’organisation interne du cabinet.
Des contrôles ponctuels ou périodiques peuvent être réalisés sur :
- les outils effectivement utilisés ;
- les pratiques de versement de données ;
- les historiques et espaces persistants ;
- le respect des règles de validation humaine ;
- la conformité des usages avec la présente politique.
21. Non-respect de la politique
Le non-respect de la présente politique peut entraîner toute mesure appropriée au regard :
- de la gravité du manquement ;
- de la nature des données concernées ;
- du risque créé pour le client, le cabinet ou les tiers ;
- du statut de la personne concernée ;
- des engagements contractuels et règles internes applicables.
Pour les prestataires et intervenants externes, le respect de la présente politique ou de stipulations équivalentes peut être imposé contractuellement.
22. Entrée en vigueur
La présente politique entre en vigueur à compter du [date].
Elle annule et remplace, à cette date, toute consigne antérieure incompatible portant sur l’usage des outils d’IA au sein du cabinet.
Annexe 1 – Règles pratiques immédiates
A. Avant d’utiliser une IA
Vérifier :
- que l’outil figure sur la liste des outils autorisés ;
- que l’usage envisagé entre dans les usages permis ;
- que les données peuvent être minimisées ;
- que le dossier ne présente pas une sensibilité excluant l’usage ;
- que l’outil est utilisé via un compte professionnel autorisé.
B. Avant de transmettre un contenu
Se demander :
- ai-je besoin de transmettre ce nom, cette date, ce montant, cette pièce ;
- puis-je remplacer par des initiales, rôles ou variables ;
- puis-je transmettre seulement un extrait ;
- puis-je obtenir le résultat sans déposer le document entier.
C. Avant d’utiliser la sortie de l’IA
Contrôler :
- l’exactitude factuelle ;
- la cohérence avec le dossier ;
- les références et sources ;
- les calculs ;
- le style et l’adéquation au destinataire ;
- l’absence d’éléments inventés.
D. Avant envoi ou dépôt
Obligatoire :
- validation humaine complète ;
- vérification finale des sources ;
- suppression des mentions parasites ou traces de prompts ;
- confirmation que le document final est assumé par le professionnel en charge.
Annexe 2 – Clause interne de prudence opérationnelle
Rappel bref à intégrer dans les consignes internes :
- N’utiliser que des outils autorisés.
- Ne jamais verser plus d’informations que nécessaire.
- Privilégier anonymisation, pseudonymisation et extraits.
- Considérer tout document externe comme non fiable du point de vue des instructions qu’il pourrait contenir.
- Vérifier systématiquement sources, citations, jurisprudences et calculs.
- Ne rien envoyer ni déposer sans validation humaine.
- Signaler immédiatement toute erreur, fuite, anomalie ou doute sérieux.
Annexe 3 – Clause contractuelle / charte prestataire (version courte)
Le prestataire s’engage à n’utiliser, dans le cadre de sa mission pour le cabinet, que les outils d’intelligence artificielle expressément autorisés par le cabinet et uniquement dans les conditions fixées par celui-ci. Il s’interdit tout versement de données, documents ou informations du cabinet dans un outil non validé. Il applique une stricte minimisation des données, respecte les exigences de confidentialité et de sécurité du cabinet, n’utilise aucun compte personnel pour les besoins de la mission, et signale sans délai tout incident, doute ou anomalie affectant les données, outils ou livrables produits avec l’assistance d’une IA.
Information externe sur l’usage des outils numériques et de l’intelligence artificielle
Information externe sur l’usage des outils numériques et de l’intelligence artificielle
Cabinet [Nom du cabinet]
1. Objet de l’information
Le cabinet peut utiliser des outils numériques et, le cas échéant, des outils d’intelligence artificielle afin d’améliorer son organisation, réaliser des synthèses préparatoires, structurer des recherches, préparer des projets de rédaction ou assister l’analyse documentaire.
Ces outils sont utilisés comme moyens d’assistance. Ils ne se substituent ni à l’analyse juridique de l’avocat, ni à son obligation de conseil, ni à son appréciation professionnelle du dossier.
2. Principe de validation humaine
Aucun avis juridique, acte, consultation, courrier, conclusion ou document destiné à être utilisé dans un dossier n’est transmis sans intervention, relecture et validation humaine par un avocat ou une personne autorisée au sein du cabinet.
Les outils utilisés n’ont donc pas vocation à décider à la place du cabinet, ni à produire de manière autonome une prestation juridique destinée au client ou à un tiers.
3. Catégories d’outils susceptibles d’être utilisés
Le cabinet peut recourir, selon les besoins du dossier et dans le respect de ses règles internes, à des outils ou familles d’outils de type :
- outils numériques d’organisation et de traitement documentaire ;
- outils d’assistance à la recherche ;
- outils d’aide à la structuration ou à la préparation rédactionnelle ;
- IA juridique professionnelle spécialisée, notamment pour la recherche, les sources, les citations, la doctrine et la jurisprudence.
Cette présentation doit être comprise comme une information générale.
Elle a vocation à être adaptée à la liste réelle des outils effectivement utilisés par le cabinet.
4. Secret professionnel et confidentialité
Le cabinet veille à préserver le secret professionnel et la confidentialité des informations qui lui sont confiées.
À ce titre :
- les outils non validés par le cabinet ou les outils grand public ne doivent pas être utilisés pour traiter des pièces clients, des données identifiantes, des informations sensibles ou des documents couverts par le secret professionnel ;
- l’usage d’outils numériques ou d’IA est encadré par des règles internes de prudence, de sécurité et de validation ;
- les informations confiées au cabinet ne sont pas utilisées sans discernement dans des services externes.
5. Principe de minimisation des données
Lorsque l’utilisation d’un outil d’IA implique le traitement de données personnelles ou d’éléments relatifs à un dossier, le cabinet limite les données transmises à ce qui est nécessaire à l’objectif poursuivi.
Lorsque cela est possible, le cabinet privilégie :
- l’anonymisation ;
- la pseudonymisation ;
- l’utilisation d’extraits limités ;
- ou toute autre mesure de réduction de l’exposition des données.
6. Vérification des garanties des prestataires
Lorsque le recours à un outil d’IA est envisagé dans des conditions impliquant le traitement de données, le cabinet vérifie, selon le type d’outil et la nature de l’usage, les garanties proposées par le prestataire.
Cette vigilance peut notamment porter sur :
- les conditions de confidentialité ;
- les modalités de traitement et de conservation ;
- les sous-traitants éventuels ;
- les garanties de sécurité ;
- et, plus généralement, la compatibilité de l’outil avec les exigences du cabinet.
7. Usage avancé et information spécifique
Lorsque l’usage d’un outil d’IA ou d’un dispositif documentaire présente un caractère plus avancé, le cabinet peut prévoir un accord ou une validation spécifique du client.
Le cabinet peut, selon les cas, préciser dans sa convention d’honoraires, sa politique de confidentialité ou une note dédiée :
- les catégories d’outils utilisées ;
- les usages envisagés ;
- les précautions mises en œuvre ;
- et les garanties associées.
8. Droit d’information du client
Le client peut interroger le cabinet sur les catégories d’outils susceptibles d’être utilisées dans le traitement de son dossier.
Cette information est toutefois donnée sous réserve :
- du secret professionnel ;
- de la sécurité du cabinet ;
- de la protection de ses systèmes d’information ;
- et de la confidentialité de son organisation interne.
9. Portée de la présente information
La présente information a pour objet d’assurer une transparence générale sur l’usage éventuel d’outils numériques et d’outils d’intelligence artificielle au sein du cabinet.
Elle ne signifie pas qu’un outil d’IA est nécessairement utilisé dans chaque dossier, ni qu’un traitement automatisé intervient de manière systématique.
Le cabinet demeure seul responsable de l’analyse, de la stratégie, des diligences accomplies et des documents transmis dans le cadre de ses missions.
Version courte “site internet / pied de page / note de transparence” :
Le cabinet peut utiliser, dans un cadre encadré, des outils numériques et, le cas échéant, des outils d’intelligence artificielle à des fins d’organisation, de recherche, de synthèse préparatoire, d’assistance rédactionnelle ou d’analyse documentaire. Ces outils constituent exclusivement des moyens d’assistance et ne se substituent ni à l’analyse juridique de l’avocat, ni à son obligation de conseil, ni à sa validation professionnelle. Aucun document destiné à être utilisé dans un dossier n’est transmis sans intervention, relecture et validation humaine. Le cabinet veille à préserver le secret professionnel et la confidentialité des informations qui lui sont confiées. Lorsque l’usage d’un outil implique un traitement de données, le cabinet limite les données transmises à ce qui est nécessaire, privilégie l’anonymisation ou la pseudonymisation lorsque cela est possible et vérifie les garanties proposées par le prestataire. Le client peut interroger le cabinet sur les catégories d’outils utilisées dans le traitement de son dossier, sous réserve du secret professionnel, de la sécurité du cabinet et de la protection de ses systèmes d’information.
Version encore plus brève “clause de convention / mentions d’information”:
Le cabinet peut recourir à des outils numériques et, le cas échéant, à des outils d’intelligence artificielle comme moyens d’assistance à l’organisation, à la recherche, à la synthèse, à la préparation rédactionnelle ou à l’analyse documentaire. Ces outils ne se substituent jamais à l’analyse, à l’appréciation ni à la validation humaine de l’avocat. Aucun document destiné à être utilisé dans un dossier n’est transmis sans relecture et validation humaine. Le cabinet veille au respect du secret professionnel, de la confidentialité et de la minimisation des données ; les outils non validés ou grand public ne sont pas utilisés pour traiter des pièces clients ou données sensibles. En cas d’usage documentaire avancé, une information ou validation spécifique peut être prévue.
Cabinet [Nom du cabinet]
1. Objet de l’information
Le cabinet peut utiliser des outils numériques et, le cas échéant, des outils d’intelligence artificielle afin d’améliorer son organisation, réaliser des synthèses préparatoires, structurer des recherches, préparer des projets de rédaction ou assister l’analyse documentaire.
Ces outils sont utilisés comme moyens d’assistance. Ils ne se substituent ni à l’analyse juridique de l’avocat, ni à son obligation de conseil, ni à son appréciation professionnelle du dossier.
2. Principe de validation humaine
Aucun avis juridique, acte, consultation, courrier, conclusion ou document destiné à être utilisé dans un dossier n’est transmis sans intervention, relecture et validation humaine par un avocat ou une personne autorisée au sein du cabinet.
Les outils utilisés n’ont donc pas vocation à décider à la place du cabinet, ni à produire de manière autonome une prestation juridique destinée au client ou à un tiers.
3. Catégories d’outils susceptibles d’être utilisés
Le cabinet peut recourir, selon les besoins du dossier et dans le respect de ses règles internes, à des outils ou familles d’outils de type :
- outils numériques d’organisation et de traitement documentaire ;
- outils d’assistance à la recherche ;
- outils d’aide à la structuration ou à la préparation rédactionnelle ;
- IA juridique professionnelle spécialisée, notamment pour la recherche, les sources, les citations, la doctrine et la jurisprudence.
Cette présentation doit être comprise comme une information générale.
Elle a vocation à être adaptée à la liste réelle des outils effectivement utilisés par le cabinet.
4. Secret professionnel et confidentialité
Le cabinet veille à préserver le secret professionnel et la confidentialité des informations qui lui sont confiées.
À ce titre :
- les outils non validés par le cabinet ou les outils grand public ne doivent pas être utilisés pour traiter des pièces clients, des données identifiantes, des informations sensibles ou des documents couverts par le secret professionnel ;
- l’usage d’outils numériques ou d’IA est encadré par des règles internes de prudence, de sécurité et de validation ;
- les informations confiées au cabinet ne sont pas utilisées sans discernement dans des services externes.
5. Principe de minimisation des données
Lorsque l’utilisation d’un outil d’IA implique le traitement de données personnelles ou d’éléments relatifs à un dossier, le cabinet limite les données transmises à ce qui est nécessaire à l’objectif poursuivi.
Lorsque cela est possible, le cabinet privilégie :
- l’anonymisation ;
- la pseudonymisation ;
- l’utilisation d’extraits limités ;
- ou toute autre mesure de réduction de l’exposition des données.
6. Vérification des garanties des prestataires
Lorsque le recours à un outil d’IA est envisagé dans des conditions impliquant le traitement de données, le cabinet vérifie, selon le type d’outil et la nature de l’usage, les garanties proposées par le prestataire.
Cette vigilance peut notamment porter sur :
- les conditions de confidentialité ;
- les modalités de traitement et de conservation ;
- les sous-traitants éventuels ;
- les garanties de sécurité ;
- et, plus généralement, la compatibilité de l’outil avec les exigences du cabinet.
7. Usage avancé et information spécifique
Lorsque l’usage d’un outil d’IA ou d’un dispositif documentaire présente un caractère plus avancé, le cabinet peut prévoir un accord ou une validation spécifique du client.
Le cabinet peut, selon les cas, préciser dans sa convention d’honoraires, sa politique de confidentialité ou une note dédiée :
- les catégories d’outils utilisées ;
- les usages envisagés ;
- les précautions mises en œuvre ;
- et les garanties associées.
8. Droit d’information du client
Le client peut interroger le cabinet sur les catégories d’outils susceptibles d’être utilisées dans le traitement de son dossier.
Cette information est toutefois donnée sous réserve :
- du secret professionnel ;
- de la sécurité du cabinet ;
- de la protection de ses systèmes d’information ;
- et de la confidentialité de son organisation interne.
9. Portée de la présente information
La présente information a pour objet d’assurer une transparence générale sur l’usage éventuel d’outils numériques et d’outils d’intelligence artificielle au sein du cabinet.
Elle ne signifie pas qu’un outil d’IA est nécessairement utilisé dans chaque dossier, ni qu’un traitement automatisé intervient de manière systématique.
Le cabinet demeure seul responsable de l’analyse, de la stratégie, des diligences accomplies et des documents transmis dans le cadre de ses missions.
Version courte “site internet / pied de page / note de transparence” :
Le cabinet peut utiliser, dans un cadre encadré, des outils numériques et, le cas échéant, des outils d’intelligence artificielle à des fins d’organisation, de recherche, de synthèse préparatoire, d’assistance rédactionnelle ou d’analyse documentaire. Ces outils constituent exclusivement des moyens d’assistance et ne se substituent ni à l’analyse juridique de l’avocat, ni à son obligation de conseil, ni à sa validation professionnelle. Aucun document destiné à être utilisé dans un dossier n’est transmis sans intervention, relecture et validation humaine. Le cabinet veille à préserver le secret professionnel et la confidentialité des informations qui lui sont confiées. Lorsque l’usage d’un outil implique un traitement de données, le cabinet limite les données transmises à ce qui est nécessaire, privilégie l’anonymisation ou la pseudonymisation lorsque cela est possible et vérifie les garanties proposées par le prestataire. Le client peut interroger le cabinet sur les catégories d’outils utilisées dans le traitement de son dossier, sous réserve du secret professionnel, de la sécurité du cabinet et de la protection de ses systèmes d’information.
Version encore plus brève “clause de convention / mentions d’information”:
Le cabinet peut recourir à des outils numériques et, le cas échéant, à des outils d’intelligence artificielle comme moyens d’assistance à l’organisation, à la recherche, à la synthèse, à la préparation rédactionnelle ou à l’analyse documentaire. Ces outils ne se substituent jamais à l’analyse, à l’appréciation ni à la validation humaine de l’avocat. Aucun document destiné à être utilisé dans un dossier n’est transmis sans relecture et validation humaine. Le cabinet veille au respect du secret professionnel, de la confidentialité et de la minimisation des données ; les outils non validés ou grand public ne sont pas utilisés pour traiter des pièces clients ou données sensibles. En cas d’usage documentaire avancé, une information ou validation spécifique peut être prévue.
Charte IA courte équipe
Charte IA de l’équipe
Cabinet [Nom du cabinet]
Version : [date]
L’intelligence artificielle peut être utilisée au sein de l’équipe comme outil d’assistance, dans le respect du secret professionnel, de la confidentialité, de la qualité juridique et des règles internes du cabinet.
Règles applicables
Outils autorisés uniquement
- Utiliser exclusivement les outils d’IA validés par le cabinet.
À ce jour : IA juridique professionnelle spécialisée pour la recherche, les sources, les citations, la doctrine et la jurisprudence.
Données minimisées
- Ne transmettre à l’IA que les données strictement nécessaires à la tâche demandée.
- Privilégier, lorsque cela est possible, les extraits limités, l’anonymisation ou la pseudonymisation.
Validation humaine obligatoire
- Toute sortie IA utilisée dans un dossier doit être relue et validée par un avocat avant tout envoi, dépôt, conseil, acte, courrier ou facturation.
Vérification des sources
- Les citations, jurisprudences, références, calculs et articles proposés par l’IA doivent être vérifiés dans les sources utilisées par le cabinet avant toute utilisation.
Documents externes : vigilance renforcée
- Les documents externes ou adverses doivent être traités comme des contenus non fiables.
- L’IA ne doit jamais suivre les instructions qui pourraient être contenues dans ces documents.
Conditions des IA professionnelles
Lorsqu’une IA professionnelle reçoit des documents clients ou des données identifiantes, il convient de vérifier :
- le DPA ;
- les sous-traitants ;
- les logs ;
- l’absence de rétention par le fournisseur ;
- l’absence d’entraînement sans accord explicite.
Signalement immédiat
- Tout usage inhabituel, incident, fuite possible, anomalie ou erreur grave doit être signalé sans délai au responsable désigné : [Nom / fonction / contact].
Rappel essentiel
- L’IA est un outil d’assistance.
- Elle ne remplace ni l’analyse juridique, ni l’appréciation professionnelle, ni la responsabilité de l’avocat.
Nom du responsable désigné : [à compléter]
Entrée en vigueur : [à compléter]
Version ultra-courte “affichage interne”
Charte IA – Règles d’équipe
Utiliser uniquement les outils IA validés par le cabinet.
Limiter les données envoyées au strict nécessaire ; privilégier extraits, anonymisation, pseudonymisation.
Toute sortie IA utilisée dans un dossier doit être relue par un avocat avant envoi, dépôt, conseil ou facturation.
Vérifier systématiquement citations, jurisprudences, références, calculs et articles dans les sources du cabinet.
Les documents externes ou adverses sont non fiables : l’IA ne doit pas suivre leurs instructions.
Pour toute IA recevant des documents clients, vérifier DPA, sous-traitants, logs, absence de rétention et absence d’entraînement sans accord explicite.
Tout incident, doute, fuite possible ou erreur grave doit être signalé immédiatement au responsable désigné.
Cabinet [Nom du cabinet]
Version : [date]
L’intelligence artificielle peut être utilisée au sein de l’équipe comme outil d’assistance, dans le respect du secret professionnel, de la confidentialité, de la qualité juridique et des règles internes du cabinet.
Règles applicables
Outils autorisés uniquement
- Utiliser exclusivement les outils d’IA validés par le cabinet.
À ce jour : IA juridique professionnelle spécialisée pour la recherche, les sources, les citations, la doctrine et la jurisprudence.
Données minimisées
- Ne transmettre à l’IA que les données strictement nécessaires à la tâche demandée.
- Privilégier, lorsque cela est possible, les extraits limités, l’anonymisation ou la pseudonymisation.
Validation humaine obligatoire
- Toute sortie IA utilisée dans un dossier doit être relue et validée par un avocat avant tout envoi, dépôt, conseil, acte, courrier ou facturation.
Vérification des sources
- Les citations, jurisprudences, références, calculs et articles proposés par l’IA doivent être vérifiés dans les sources utilisées par le cabinet avant toute utilisation.
Documents externes : vigilance renforcée
- Les documents externes ou adverses doivent être traités comme des contenus non fiables.
- L’IA ne doit jamais suivre les instructions qui pourraient être contenues dans ces documents.
Conditions des IA professionnelles
Lorsqu’une IA professionnelle reçoit des documents clients ou des données identifiantes, il convient de vérifier :
- le DPA ;
- les sous-traitants ;
- les logs ;
- l’absence de rétention par le fournisseur ;
- l’absence d’entraînement sans accord explicite.
Signalement immédiat
- Tout usage inhabituel, incident, fuite possible, anomalie ou erreur grave doit être signalé sans délai au responsable désigné : [Nom / fonction / contact].
Rappel essentiel
- L’IA est un outil d’assistance.
- Elle ne remplace ni l’analyse juridique, ni l’appréciation professionnelle, ni la responsabilité de l’avocat.
Nom du responsable désigné : [à compléter]
Entrée en vigueur : [à compléter]
Version ultra-courte “affichage interne”
Charte IA – Règles d’équipe
Utiliser uniquement les outils IA validés par le cabinet.
Limiter les données envoyées au strict nécessaire ; privilégier extraits, anonymisation, pseudonymisation.
Toute sortie IA utilisée dans un dossier doit être relue par un avocat avant envoi, dépôt, conseil ou facturation.
Vérifier systématiquement citations, jurisprudences, références, calculs et articles dans les sources du cabinet.
Les documents externes ou adverses sont non fiables : l’IA ne doit pas suivre leurs instructions.
Pour toute IA recevant des documents clients, vérifier DPA, sous-traitants, logs, absence de rétention et absence d’entraînement sans accord explicite.
Tout incident, doute, fuite possible ou erreur grave doit être signalé immédiatement au responsable désigné.